Jak dlouho archivovat faktury

Koho se archivace týká

Archivace faktur se týká hlavně firem a podnikatelů. V období, kdy je zákonem daná lhůta pro archivaci, může být úřady zpětně vyměřena daň.

Archivovat doklady by si měli i ostatní. Na základě faktur a dokladů totiž uplatňujete nárok na reklamace zboží či služeb v záruční době. Doklady minimálně 2 roky skladujte a uchovávejte.

Jak dlouho archivují plátci DPH

Povinností podnikatelů a daňových subjektů je uchovávat daňové doklady. Především doklady od osob povinných k dani.

Archivujeme doklady splňující dvě podmínky:

• doklad za uskutečněné plnění vystaven osobou povinnou k dani, nebo jejím jménem
• osoba má provozovny či sídlo na území ČR a je plátce DPH či osobou s IČO

Výše zmíněné doklady se archivují 10 let a období archivace začíná koncem zdaňovacího období. Archivovat se musí na území ČR. Výjimkou je archivování s nepřetržitým přístupem na dálku.

Faktury musí být v českém jazyce, případně se zajišťuje jejich překlad.

Daňové doklady archivujeme:

• čitelné
• s původním obsahem
• vystavené důvěryhodnou osobou

Jak dlouho archivují neplátci DPH

Neplátci DPH jsou podnikatelé, kteří vedou jen daňovou evidenci, nebo uplatňují výdaje paušálem.

Neplátci DPH jsou povinni archivovat doklady, které jsou vyžadovány při kontrole z daňového úřadu.

Faktury uchovávejte minimálně 3 roky. Tak dlouhá je doba pro stanovení daně. Tříleté období archivace začíná posledním dnem možného termínu pro podání řádného daňového tvrzení.

3 roky se prodlužují ve dvou případech:

• současně končící lhůty pro uplatnění daňové ztráty a pro podání daňového tvrzení
• nesplněné podmínky pro uplatnění úplaty

V druhém případě počíná lhůta posledním dnem kalendářního roku.

Maximálně se však prodlužuje o 10 let.

Archivace dokumentů

Jsou různé způsoby, jak skladovat archivované dokumenty. Vzhledem k době archivace jich bývá mnoho a je nutné hledat prostory.

Archivovat můžete fyzicky doma (ve skladu, garáži) ve speciálních archivačních krabicích, nebo v šanonech (klasický případ archivování).

Dokumenty je možné archivovat digitálně. Pro digitální archiv však platí, že existuje neustálá možnost přístupu. Při digitální formě archivování zaniká potřeba fyzického úložiště.

Existují i společnosti, které se na archivaci specializují. Mají k dispozici velké prostory a mnoho doprovodných služeb, např. odvoz dokumentů a jejich evidence. Těchto služeb využívají hlavně velké firmy.