Povinné zřízení datové schránky 2023

Od ledna do března 2023 bude postupně zřízena datová schránka všem OSVČ, které ji dosud nepoužívaly. Vznikne jim tak např. povinnost podat daňové přiznání pouze elektronickou cestou. Datovou schránku rovněž automaticky dostanou spolky, nadace či společenství vlastníků jednotek.

1. 

   Komu bude datová schránka povinně zřízena

   Ministerstvo vnitra už začalo rozesílat první dopisy s přihlašovacími údaji k nově zřízeným datovým schránkám. Celkem jich mají být až 2 miliony. Adresátem jsou všechny podnikající fyzické osoby, tedy všichni živnostníci včetně těch s pozastavenou činností.

   Dopis dostanou také nepodnikající právnické osoby, které si datovou schránku dosud dobrovolně nezřídily, což jsou především spolky, nadace nebo třeba společenství vlastníků jednotek.

   Ze zákona jim všem totiž vyplývá nová povinnost, tedy vlastnit datovou schránku a používat ji ke komunikaci se státem.

   Pokud již máte svoji vlastní schránku fyzické osoby, dostanete přihlašovací údaje datovou zprávou právě do ní. Budete tak mít dvě datové schránky. Jednu občanskou a druhou podnikatelskou.

2. Jak se k vám přihlašovací údaje dostanou

   Pokud vlastní datovou schránku zatím nemáte, mezi 1. lednem a 31. březnem 2023 vám pošta doručí od Ministerstva vnitra obálku se žlutým pruhem – úřední dopis určený do vlastních rukou. Ve většině případů údaje přijdou na adresu trvalého bydliště. V případě, že nebudete v té době doma, dopis bude uložen po dobu 10 dní na poště.

   Ovšem pozor. Po uplynutí desetidenní lhůty se dopis bude vracet zpět odesílateli, nebude tedy vhozen do schránky jako standardní úřední pošta. Tuto možnost totiž vyloučilo samo Ministerstvo vnitra. Zároveň se však desátým dnem považuje tento aktivační dopis za doručený, ať už si ho vyzvednete, nebo ne.

   Zda vám už byla nebo bude datová schránka zřízena, si také můžete ověřit v Seznamu držitelů datových schránek. Stačí jen zadat své IČO.

3. První přihlášení do datové schránky

   
   Jakmile si dopis převezmete (děje se tak i v případě, že vám bude doručen fikcí), začíná běžet lhůta 15 dní na aktivaci schránky. Jestliže se do datové schránky sami kdykoli v tomto období přihlásíte, tím okamžikem se stává aktivní. Od tohoto momentu už vám do ní mohou úřady doručovat poštu a stejně tak vy komunikujete s úřady výhradně jejím prostřednictvím.

   Jak postupovat při aktivaci datové schránky:

   1. Běžte na webovou stránku www.mojedatovaschranka.cz.
   2. V panelu na pravé straně klikněte na Přihlášení – Jménem a heslem.
   3. Do kolonek zadejte přihlašovací údaje z dopisu a klikněte na Přihlásit se.
   4. Po prvním přihlášení si změňte heslo.
   5. Dále zadejte e-mail, na který chcete dostávat oznámení o nové zprávě v datové schránce. Tento e-mail aktivujete zadáním kódu, který vám následně do vybrané mailové schránky přijde.
   6. Kliknutím na Pokračovat se nyní už dostanete přímo do datové schránky, kde najdete i svou první zprávu se vstupními informacemi.

   Pokud se ve lhůtě 15 dní nestihnete do datové schránky sami přihlásit, patnáctý den po doručení údajů se schránka aktivuje automaticky. Nemá tedy smysl dopis s přihlašovacími údaji ignorovat, schránka funguje a povinnost komunikovat s úřady výhradně elektronickou cestou vám nezmizí.

   Pokud byste se k přihlašovacím údajům z nějakého důvodu nedostali, doporučujeme navštívit kterýkoli CzechPOINT.

4. Poplatky a lhůty při používání datové schránky

   Zřízení schránky je zadarmo, stejně tak je bezplatná i komunikace s úřady. Zpoplatněné částkou 10 Kč jsou potom zprávy ostatním uživatelům. Poštovní datovou zprávu můžete využívat jako elektronickou obdobu doporučeného dopisu, může se hodit kupříkladu ve chvíli, kdy chcete někomu poslat smlouvu, fakturu, certifikát apod.

   Ohlídat si pak při používání datovky musíte některé lhůty. Pokud vám do datové schránky přijde jakékoli oznámení, po 10 dnech je považováno za doručené, ať už jste si ho přečetli, či nikoli. Proto je dobré nastavit si notifikace, které vám přijdou na e-mail, který denně používáte, případně na mobilní telefon. SMS upozornění je ovšem zpoplatněno 3 Kč za jednu odeslanou zprávu.

   Doručené zprávy navíc zůstávají ve schránce jen 90 dní. Dostupná zůstane pouze značka původního dopisu. Můžete se tak tedy případně obrátit na daný úřad s prosbou, aby vám příslušný dokument opět zaslal. Což je, pravda, trochu kostrbaté řešení.

   Proto doporučujeme stáhnout si kopii každé zprávy hned po doručení alespoň do svého počítače. Připlatit si můžete i za takzvaný datový trezor, ale ceny nejsou úplně nízké, např. za 20 archivovaných zpráv zaplatíte 120 Kč.

5. Co když datovou schránku nechcete

   Pokud spadáte do množiny lidí, kteří mají ze zákona povinnost mít datovou schránku a používat ji ke komunikaci s úřady, nevyhnete se tomu. Jedinou možností by bylo živnost zrušit.

   Máte-li obavy z elektronické komunikace, alespoň ještě letos můžete zvládnout podat daňové přiznání a přehledy pro sociální správu a zdravotní pojišťovnu papírovou formou. Musíte to však stihnout ještě předtím, než se do své nové datové schránky poprvé přihlásíte, respektive než se vám sama aktivuje 15. den po doručení dopisu s přihlašovacími údaji.