Osobní a mzdový list pracovníka

Osobní a mzdový list pracovníka je nezbytným dokumentem, který nesmí chybět v žádné firmě. Obsahuje osobní identifikační údaje o zaměstnanci a slouží ke kompletní evidenci mj. odpracovaných hodin zaměstnance, dovolené, nemocí, náhradního volna, popřípadě dosažených odměn.

Náležitosti osobního a mzdového listu pracovníka

První stranu formuláře tvoří především informace o samotném zaměstnanci, jako jsou osobní údaje, funkce a platové zařazení, důchod, roční vyúčtování daně z příjmů, slevy na dani nebo srážky ze mzdy.

Celou druhou stranu osobního a mzdového listu pracovníka pak zaplňuje hodinový přehled dle jednotlivých měsíců. Konkrétně na něm najdeme hodiny odpracované ve všední den a ve svátek, přehled dovolené a dny nemoci. Jeho součástí jsou i údaje o hrubé a čisté mzdě.

Kdy použít

Mzdový list je dokument vyžadovaný zákonem a je tedy potřeba jej vytvořit pro každého zaměstnance, a to bez ohledu na typ pracovněprávního vztahu. Vztahuje se také na poplatníky, kteří nejsou v pracovněprávním vztahu, ale mají příjmy ze závislé činnosti, například příjmy za práci společníka společnosti s ručením omezeným nebo odměnu člena orgánu právnické osoby.

Forma

Vzor tiskopisu tvoří dvě strany dokumentu. Ten lze efektivněji vyplňovat a skladovat buď na počítači, nebo je možné jej vytisknout a vyplňovat ručně.

Nutné náležitosti

Obsah mzdového listu zaměstnance je dán zákonem o daních z příjmů a zahrnuje:

• jméno a příjmení, včetně dřívějších
• rodné číslo
• bydliště
• jméno a rodné číslo osoby, na kterou poplatník uplatňuje slevu
• den nástupu do zaměstnání
• údaje o výpočtu daně a provedeném ročním zúčtováním záloh
• součet údajů za zdaňovací období dle bodu níže

Za každý kalendářní měsíc pak navíc:

• úhrn zúčtovaných mezd
• částky osvobozené od daně
• základ pro výpočet zálohy na daň
• vypočtenou zálohu nebo sraženou daň
• měsíční slevu na dani
• měsíční daňové zvýhodnění
• skutečně sraženou zálohu

U daňových nerezidentů jsou navíc povinnými údaji číslo a typ dokladu totožnosti, kód státu, který tento doklad vydal, identifikaci pro daňové účely ve státu daňové rezidence a kód státu, jehož je daňovým rezidentem, dále bydliště ve státě, jehož je daňovým rezidentem a den ukončení zaměstnání v České republice.

Obsah druhé části dokumentu, osobního listu, není zákonem stanovená. Mezi standardní informace zde uváděné patří informace o vzdělání, zdravotní pojišťovně, rodinném stavu, invaliditě, nebo pobíraných důchodech. Někteří zaměstnavatele si však tyto informace vedou v samostatném dokumentu, nazvaném například osobní dotazník zaměstnance.

Na co nezapomenout

Pro jakékoliv údaje, které jsou součásti osobního a mzdového listu zaměstnance platí, že zaměstnavatel musí mít právní důvod pro jejich zpracování. Pro většinu dat lze říci, že je zpracování nezbytné pro splnění právní povinnosti správce (informace vyžadované po zaměstnavateli zákonem, zmíněno výše). Pokud jsou součástí osobního listu (nebo obecně osobního spisu zaměstnance) údaje jako například telefonní číslo, zaměstnavatel musí mít k jejich zpracování souhlas.

V souvislosti s tím je potřeba také myslet na zpracování osobních údajů po skončení pracovního vztahu. Důležité jsou nejen lhůty, po které je nutné údaje uchovávat, ale také doba, po kterou je vůbec umožněno je nadále uchovávat. U mnoha údajů se jedná o dobu nezbytně nutnou, která se shoduje s dobou trvání pracovního poměru.

Právní náležitosti

Obsah mzdového listu je stanoven Zákonem č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů. Tam lze v §38j v případě nejasností nalézt podrobný popis jednotlivých, zákonem vyžadovaných položek.

Vzor “Osobní a mzdový list pracovníka” zdarma ke stažení

Vzor osobního a mzdového listu pracovníka je vám k dispozici zdarma ke stažení.

Stáhnout zdarma osobní a mzdový list pracovníka